Blog

PR nội bộ: HIỂU ĐÚNG – LÀM ĐÚNG

By April 21, 2016 No Comments

PR nội bộ (Internal PR) là gì? Tại sao cần nó? Làm thế nào để vận hành hiệu quả?

 

Không còn quá mới mẻ để phải gặp khó khăn khi tra cứu câu trả lời cho những câu hỏi trên. PR nội bộ là hoạt động cơ bản để hình thành sự kết nối và tạo ra những cuộc đối thoại trong một doanh nghiệp. Khi nó đạt hiệu quả, hoạt động này đảm bảo cho hiệu quả kinh doanh, cải thiện sự hợp tác, tăng hiệu suất làm việc. Nó hỗ trợ cho văn hóa doanh nghiệp được định hình hoặc cải thiện hành vi của các cá nhân đề phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp làm tốt truyền thông nội bộ, kết quả có thể nhìn thấy được và đo lường được.

 

Tuy vậy, rất nhiều chủ doanh nghiệp (đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ – SMEs) vẫn còn đang hiểu sai, hiểu nhầm và hiểu chưa đủ về PR nội bộ. Bài viết ngắn gọn dưới đây sẽ quy hoạch lại khái niệm PR nội bộ hiện nay cũng như chỉ ra những yếu tố (có thể đo lường được) quyết định hiệu quả của hoạt động PR nội bộ trong một doanh nghiệp.

 

Hiểu đúng về PR nội bộ

Mỗi doanh nghiệp cần duy trì thông tin liên lạc giữa các chi nhánh, lãnh đạo, quản lý nhân viên và người lao động của họ. Điều này gọi là “giao tiếp nội bộ”, một tính năng thiết yếu trong cơ cấu hành chính của doanh nghiệp. PR nội bộ hỗ trợ, thúc đẩy quá trình giao tiếp này hiệu quả hơn, trơn tru hơn. Thực tế ngày nay, bộ phận Nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì thông tin liên lạc nội  bộ, bên cạnh sự hỗ trợ của bộ phận PR.

 

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, kinh doanh càng mang tính cạnh tranh cao thì chủ doanh nghiệp càng có nhu cầu duy trì các kênh thông tin nội bộ tốt. Trụ sở chính phải thường xuyên thông báo các thay đổi trong chính sách và chính sách mới với các chi nhánh. Các báo cáo tăng trưởng kinh doanh, dự đoán nhu cầu thị trường, thông tin chuyên ngành được tập hợp gửi về trụ sở chính giúp duy trì truyền thông nội bộ như một dòng chảy liên tục không ngừng. Nhân viên cần được khuyến khích nâng cao tinh thần làm việc, tinh thần sáng tạo cũng như nắm được các mục tiêu kinh doanh, văn hóa, đạo đức của công ty để họ thực sự có sự tham gia và cống hiến với những việc họ làm. Công nhân trong dây chuyền sản xuất cần nhận thức được về những mục tiêu chung và trách nhiệm của họ để xử lý và vượt qua những trở ngại trong công việc. Ngay cả những thông tin nhỏ nhặt nhất như thay đổi địa điểm canteen, điều chỉnh thực đơn ăn trưa … cũng cần phải được thông báo trước và đầy  đủ cho nhân viên. Ngược lại, người lao động nhờ có PR nội bộ sẽ bày tỏ với cấp lãnh đạo, quản lý cao hơn những bất bình, kỳ vọng và cả những khó khăn của họ. Thông tin nội bộ được thông suốt sẽ tạo nên một sự gắn kết mạnh mẽ và lâu dài giữa nhân viên – quản lý, thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phân, phòng ban trong một doanh nghiệp. Nó cũng đồng thời loại bỏ sự hiểu lầm, kích thích tăng trưởng của doanh nghiệp. PR nội bộ, bên cạnh đó cũng đảm bảo sự tham gia của tất cả mọi người vào hoạt động giao tiếp.

 

Để hoạt động PR nội bộ hiệu quả

 

Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu như hiện nay, tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp không phải là sản phẩm, quy trình hay công nghệ – mà chính là các nhân viên. Việc trao quyền cho nhân viên và sự tham gia thực sự của họ vào các hoạt động của công ty ảnh hưởng rất lớn đến lợi thế cạnh tranh, cụ thể những công ty này “tăng 40% mức độ hài lòng của khách hàng, 30% lợi nhuận và 36% hiệu suất tổng thể” (Nguồn Frost & Sullivan).

Trong nhiều vai trò và trách nhiệm khác nhau, đội ngũ PR nội bộ sẽ chỉ đạt được thành công như trên bằng cách:

  • Hiểu đối tượng công chúng của PR nội bộ: nhân viên, các bên liên quan.
  • Nắm rõ các mục tiêu, kết quả kinh doanh
  • Cải thiện sự tham gia của nhân viên vào mọi hoạt động và lĩnh vực trong doanh nghiệp
  • Xây dựng chiến lược truyền thông hấp dẫn phù hợp với chiến lược kinh doanh hướng tới nhân viên để họ cùng tham gia nỗ lực
  • Lựa chọn các kênh thông tin, training, truyền cảm hứng… để họ nắm được mục tiêu của công công ty
  • Các nhà lãnh đạo cần xây dựng một bộ công cụ quy định về hành vi, thái độ, văn hóa dành cho nhân viên và doanh nghiệp

 

Một số nhầm lẫn phổ biến về PR nội bộ:

  1. PR nội bộ là xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp mô phỏng bối cảnh doanh nghiệp đang được vận hành, nó bao gồm những giá trị của doanh nghiệp được xác định bởi chính nhân viên.  PR nội bộ chỉ có vai trò thúc đẩy, củng cố, hỗ trợ việc hình thành hoặc duy trì chứ không phải là công cụ để “tạo ra” văn hóa doanh nghiệp.

 

  1. PR in-house và Internal PR

PR in-house là cụm từ dùng để phân biệt bộ phận PR nằm trong doanh nghiệp với các công ty cung cấp dịch vụ PR (PR Agency). PR in-house bao gồm các hoạt động cả Đối nội lẫn đối ngoại và PR nội bộ (Internal PR) là một mảng của PR in-house.

 

  1. Nhầm lẫn giữa vai trò của PR nội bộ và các hoạt động của HR

Nhiều PR nhầm lẫn vai trò của mình với một phần công việc của HR, ví dụ như hoạch định các chính sách về nhân sự, phúc lợi v.v. Thực tế một số công ty Việt Nam vẫn duy trì bộ phận “Công đoàn” – nhằm tổ chức và duy trì các hoạt động cải thiện và nâng cao đời sống tinh thần của cán bộ nhân viên. PR có thể cùng hỗ trợ nếu như công ty đã có sẵn các bộ phận này, tuy nhiên, không nên nhầm lẫn hoặc chồng chéo các chức năng nhiệm vụ với nhau, cũng như không nên ôm đồm.

Bài viết trích từ tạp chí Make It Noise số 1. Make It Noise (MIN) là bản tin chia sẻ kinh nghiệm và truyền cảm hứng về PR/Marketing được thực hiện bởi BetterCre Agency sản xuất và phân phối miễn phí hàng tháng qua các môi trường trực tuyến.

Xem đầy đủ các số MIN tại: http://bettercre.com/category/make-it-noise/ 

 

We’re looking for dreamers